Tips om werken aan werk efficiënt en effectief te organiseren

Een zestal tips om werken aan werk effectief en efficiënt te organiseren

“Ook al past mijn moeder twee dagen op de kinderen, ik heb eigenlijk geen gelegenheid om rustig te werken aan werk”
“Ik vind het heel moeilijk om regelmaat te creëren met betrekking tot de baanverwerving”
“Een dag is iedere keer weer zo voorbij, eigenlijk voordat ik echt iets gedaan heb”

Wellicht herken je dat. Het overkomt je namelijk zo gemakkelijk.

In een van mijn vorige artikelen gaf ik aan, dat voor het verwerven van een baan een goede strategie heel belangrijk is.

Maar met die goede strategie ben je er nog niet. Werken aan werk is echt werken. Dat vraagt wilskracht. En discipline.

Je maakt het jezelf echter onnodig moeilijk, als je werken aan werk niet goed organiseert.

Door je werk goed te organiseren en door routines te creëren, zorg je dat je effectiever en efficiënter kunt werken aan werk. En voorkom je dat je je wilskracht bijna moet uitputten, om daadwerkelijk aan de gang te gaan.

In dit artikel geef ik je een zestal tips om werken aan werk effectief en efficiënt te organiseren.

1. Zorg voor een eigen kantoor

Je hebt een eigen ruimte nodig. Dat hoeft geen aparte werkkamer te zijn, alhoewel dat natuurlijk wel ideaal is. Maar heb je die mogelijkheid niet, wellicht kun je ergens in je huis een werkhoek creëren. Op je slaapkamer, een logeerkamer, een rustige hoek in je woonkamer, op zolder?

Ik herinner me een coachklant die met hulp van haar partner de zolder opruimde om daar een werkplek te creëren. Zo kon zij boven rustig werken, terwijl haar moeder met de kindjes beneden was.

Zorg voor goede voorzieningen op je werkplek; een goed werkende computer, een printer, internet. Het klinkt jou misschien vreemd in de oren, maar ik maak het mee dat coachklanten bijvoorbeeld geen printer hebben. In mijn ogen werkt dat dus niet.

Zorg voor goed licht en maak de ruimte waarin je werkt ook aantrekkelijk. Zorg bijvoorbeeld voor iets moois aan de wand, koop een mooie plant of zorg voor een boeket bloemen. Jouw kantoor moet een plek zijn, waar je graag vertoeft en die inspirerend voor je is. Je zult namelijk heel wat uren op deze plek doorbrengen.

Kun je in je eigen huis geen werkruimte creëren of vind je het prettig om ’s ochtends naar je werk te gaan, regel dan een werkruimte elders. Zo had een van coachklanten ruimte geregeld op het kantoor van een vriend. Dat kan erg stimulerend werken. Temeer omdat je tussen de werkenden zit.

Maar ga niet in een kroeg zitten. Zo dacht een van mijn coachklanten het nuttige met het aangename te combineren. Samen met haar vriend gingen ze beiden met laptop naar de kroeg. Maar dat is niet goed voor je focus.

2. Zorg dat je telefonisch goed bereikbaar bent

Communiceer je telefoonnummer. Zet je mobiele nummer op je cv en in je profiel op LinkedIn. Op LinkedIn niet alleen bij de contactgegevens, maar ook onderaan je samenvatting.

Zorg ook voor een passend afwezigheidsbericht voor als je telefonisch niet bereikbaar bent.

Bel terug als iemand jou gebeld heeft, terwijl jij hem niet te woord kon staan.

Heb aandacht voor een omgeving waarin je rustig kunt bellen. Zit je bijvoorbeeld in gezelschap met anderen en kun je niet rustig praten? Vraag dan wanneer het schikt dat je terugbelt.

Hetzelfde geldt als je gebeld wordt in een rumoerige omgeving, bijvoorbeeld in een drukke straat, een restaurant of met aandacht vragende kinderen in huis.

3. Organiseer het doen van je onderzoek en netwerken

Het is heel handig om dat digitaal te doen, bijvoorbeeld in Excel of Outlook, maar het kan natuurlijk ook op papier.

Zorg voor jezelf dat je heel helder hebt wat je specifiek wilt onderzoeken m.b.t. de behoeften op de arbeidsmarkt en bepaal het doel van je onderzoek.

Het is handig om voor elk onderwerp dat je wilt onderzoeken een overzicht bij te houden van artikelen, te lezen boeken, namen en adressen van contactpersonen, issues, trends, kansen, problematiek en resultaten van je onderzoek. Maak van de diverse topics eventueel hoofdstukjes of mapjes in je database.

Noteer namen van bedrijven en personen die interessant voor je zijn. Leg vast wat voor soort bedrijf het is. En wat de functie is van de persoon die je wilt spreken of gesproken hebt. Noteer e-mailadressen en telefoonnummers. Eventueel ook de namen van secretaresses of assistenten.

En maak connecties op LinkedIn en onderhoud ze.

Maak aantekeningen van elk gesprek. Als je binnen een organisatie met meer dan één persoon spreekt, maak dan een mapje voor elk afzonderlijk.

In een van mijn vorige artikelen vind je concrete tips om je acties met betrekking tot je baanverwerving overzichtelijk te administreren en te archiveren.

4. Gebruik je tijd optimaal

Vaak hebben mensen bepaalde tijden op een dag dat ze productiever zijn dan op andere momenten. Zo is de een bijvoorbeeld vooral een ochtendmens, terwijl iemand anders pas tegen de avond echt begint op te bloeien. Dat herken je vast wel.

Tot op zekere hoogte kun je je tijd zo managen dat je je voordeel kunt doen met je eigen biologische klok.

Maar er zijn ook min of meer algemene regels, ongeacht persoonlijke voorkeuren:

Sta op tijd op, of je een ochtendmens bent of niet. De meeste mensen beginnen ’s ochtends met hun werk.
Doe alsof je naar je werk gaat. Als je niet buitenshuis werkt, kleed je toch aan en ga naar je bureau.
Ben je een avondmens, probeer dan je afspraken vooral te plannen aan het eind van de ochtend. Doe je bureauwerk later op de dag, als het gemakkelijker voor je is om productief te zijn en scherp te blijven.
Ben je een ochtendmens, doe het dan precies omgekeerd.
Voorkom dat je ’s avonds laat aan het werk bent, behalve als dat echt nodig is. Zelfs als je een nachtdier bent, zal tot laat werken je de volgende dag minder productief maken.
Plan af en toe een pauze en geef jezelf kleine beloningen. Luister dan bijvoorbeeld naar muziek, maak een ommetje of bel een vriend of vriendin voor het maken van een afspraak.
Bedenk wanneer je mensen het best kunt bellen. Dat hangt ook samen met hun functie. Wil je bijvoorbeeld een afspraak maken met een accountmanager, dan is het wellicht niet zo handig om die maandagmorgen als eerste te bellen. Dan heeft men waarschijnlijk wel iets anders te doen, dat een hogere prioriteit heeft. En zo moet je theatermensen bijvoorbeeld ook niet bellen voor 12.00 uur, omdat ze waarschijnlijk de avond ervoor tot laat hebben gewerkt.
Formuleer concrete doelen en vink die af als je een doel hebt gerealiseerd. Laat je inspireren door de uitspraak “Kleine doelen, groot succes”.

5. Houd jezelf aan je schema

Bepaal aan het eind van de dag je plan voor de volgende dag. Doe hetzelfde aan het eind van een week en aan het eind van een maand.

Gebruik een maandplanner om bijzondere activiteiten in blokken in te plannen; geef je deadlines aan, maar houd daarbij wel rekening met vakanties en sociale verplichtingen, die consequenties hebben voor jouw planning. Zo zorg je dat je planning reëel is.

Gebruik een weekagenda om specifieke afspraken in te plannen en je dagelijkse activiteiten.

Gebruik je tijd goed. Neem bijvoorbeeld een klein notitieblokje of je tablet overal mee naar toe. Als je zit te wachten op een afspraak, of als je tussen twee afspraken in zit, kun je dan gemakkelijk even wat aantekeningen maken of eventuele lijstjes, of ideeën formuleren voor brieven, e-mails of voorstellen voor potentiële opdrachtgevers.

6. De kracht van doelen

Een methode is naar mijn mening geen doel op zichzelf, maar een hulpmiddel om andere doelen te realiseren.

Zo is de Meer Waarde Benadering een middel om jou te helpen om jouw doelen met betrekking tot jouw leven en jouw werk te realiseren.

Houd je doelen goed voor ogen. Jouw doelen zijn je motivatiebron. Hang je doelen bijvoorbeeld op in je werkruimte, zodat je ze goed kunt zien. En begin en eindig je dag met het lezen van je doelen. Dat zal je inspireren en je energie geven.

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het realiseren van je doelen?

Bel (0575-544588/ 06-54762865) of e-mail ([email protected]) me voor het maken van een afspraak voor een oriënterend gesptrek.